Op weg naar papierloze vracht: eFTI en e-CMR versnellen de digitalisering in Europa

In het Europese wegvervoer overheerst papier nog steeds. CMR-vrachtbrieven, vervoersdocumenten, douaneformulieren en vergunningen worden geprint, gestempeld en in mappen opgeborgen. Dat maakt processen traag, verhoogt de administratieve last en vergroot de kans op fouten. Om de operatie te vereenvoudigen en klimaatdoelen te halen, zet de EU in op elektronische vrachtvervoersinformatie (eFTI) en digitale vrachtbrieven (e-CMR). Dit artikel licht de regelgeving, voordelen en uitdagingen van papierloze vracht toe.

Waarom digitalisering ertoe doet

Vervoerders reizen vaak met stapels papieren documenten, van CMR-vrachtbrieven tot gevaarlijke-stoffenverklaringen. Het ontbreken van één uniform juridisch kader voor digitale documenten was lang een belangrijke barrière voor elektronische gegevensuitwisseling. Verordening (EU) 2020/1056 moet dit doorbreken: ze verplicht bevoegde autoriteiten om elektronische vrachtvervoersinformatie te accepteren wanneer marktpartijen verplicht zijn om gegevens voor inspecties te verstrekken. Uiterlijk in 2027 moeten autoriteiten informatie via gecertificeerde eFTI-platformen accepteren en digitaal communiceren met bedrijven.

eFTI-verordening: belangrijkste elementen

De eFTI-verordening definieert technische standaarden voor platformen, datasets en procedures. Ze verplicht lidstaten om digitale portalen op te zetten en geeft bedrijven de mogelijkheid om vervoersinformatie elektronisch aan te leveren. De verwachting is dat de verordening administratieve kosten aanzienlijk verlaagt, vooral voor mkb, door dubbele data-invoer en papieren documentafhandeling te schrappen.

Belangrijke kenmerken zijn onder meer:

• Acceptatie van elektronische data: bevoegde autoriteiten moeten gegevens accepteren die via gecertificeerde eFTI-platformen worden aangeleverd in plaats van op papier.
• Beveiliging en interoperabiliteit: platformen moeten voldoen aan eisen voor cyberbeveiliging en gebruikmaken van gemeenschappelijke datasets, zodat informatie grensoverschrijdend kan worden gedeeld.
• Implementatieplanning: lidstaten moeten de nodige technische specificaties uiterlijk in 2026 vastleggen en eFTI-documenten uiterlijk in juli 2027 volledig accepteren.

e-CMR: digitale vrachtbrieven

Het CMR-verdrag regelt internationaal wegvervoer van goederen. Sinds 2008 maakt een protocol het gebruik van elektronische vrachtbrieven (e-CMR) mogelijk. De adoptie is echter traag: ongeveer 36 Europese landen hebben het e-CMR-protocol geratificeerd, maar de toepassing verschilt per markt. Tegelijkertijd versnellen pilots en nationale systemen de invoering. Branchebronnen melden dat nationale autoriteiten uiterlijk in juli 2027 digitale vervoersdocumenten via gecertificeerde eFTI-platformen moeten accepteren en dat grootschalige implementatie van e-CMR al tegen 2026 wordt verwacht, met verplichte toepassing in 2029.

Digitale vrachtbrieven bieden verschillende voordelen: ze elimineren papieren documentstromen, verkleinen het risico op verlies of beschadiging, maken realtime statusupdates mogelijk en verkorten wachttijden aan de grens. Volgens de International Road Transport Union verlaagt e-CMR de administratieve lasten, drukt het de afhandelingskosten en helpt het trucks onnodige stops voor documentcontrole te vermijden.

Uitdagingen en kansen

• Interoperabiliteit: de verschillende nationale e-CMR-systemen zijn nog niet volledig interoperabel. De eFTI-verordening moet dataformaten harmoniseren, maar de sector zal gemeenschappelijke standaarden en interfaces moeten omarmen.
• Juridische zekerheid: hoewel de eFTI-verordening autoriteiten verplicht elektronische data te accepteren, moeten verladers en vervoerders ervoor zorgen dat hun systemen voldoen aan alle eisen rond authenticiteit, integriteit en vertrouwelijkheid.
• Investeringen: integratie met eFTI-platformen kan voor kleinere vervoerders een forse investering zijn. Nationale subsidies en EU-programma’s zoals Connecting Europe Facility kunnen helpen de kosten te dragen.
• Change management: de overstap van papier naar digitaal vraagt om scholing van medewerkers en herontwerp van processen. Het combineren van e-CMR met route-optimalisatie, telematica en geautomatiseerde douaneaangiften kan de voordelen verder vergroten.

Voorbereiden op papierloze vracht

Logistiek managers doen er goed aan huidige documentstromen in kaart te brengen en te bepalen waar digitale oplossingen papier kunnen vervangen. Samenwerken met digitale platformen die gecertificeerd zijn volgens de eFTI-specificaties zorgt voor naleving van de regels. Vroege invoering van e-CMR levert praktijkervaring op en verbetert transparantie richting klanten. Het is cruciaal om partners in de hele keten te betrekken om interoperabiliteit en goede datakwaliteit te waarborgen.

Conclusie

Europa staat aan de vooravond van een omslag naar papierloze vracht. De eFTI-verordening en het e-CMR-protocol vormen een juridisch kader voor elektronische documenten en beloven lagere kosten, snellere grenspassages en een kleinere milieuvoetafdruk. Door te investeren in digitale platformen en samenwerkingsprocessen kunnen verladers en vervoerders vooroplopen in deze ontwikkeling en de digitalisering van documenten omzetten in een concurrentievoordeel.

Bronnen