ALGEMENE VOORWAARDEN – LOGIFIE sp. z o.o.

1. Wie is de gegevensbeheerder

De beheerder van uw persoonlijke gegevens is Logifie sp. z o.o. met maatschappelijke zetel in XXX Katowice, ingeschreven in het Register van Ondernemers van het Nationaal Gerechtelijk Register (KRS): XXX, NIP: XXX, REGON: XXX (hierna: "Bedrijf" of "Beheerder").

Contact: contact@logifie.com, +48 xxxxxxxx

Contact met betrekking tot persoonlijke gegevens (AVG): contact@logifie.com (kan hetzelfde zijn als het contact e-mailadres) of per brief naar het adres van de maatschappelijke zetel met de notitie "AVG".

2. Waar halen we uw gegevens vandaan

We kunnen uw gegevens verkrijgen:

• rechtstreeks van u (bijv. via formulier, e-mail, telefoon, contract, werving),
• van andere entiteiten (bijv. van onze klant/wederpartij, afzender/ontvanger, onderaannemer) – met name wanneer u een contactpersoon bent voor de uitvoering van bestellingen.

De omvang van de informatieplicht hangt af van het feit of we de gegevens rechtstreeks van u hebben verzameld (Art. 13 AVG) of van een andere bron (Art. 14 AVG).

3. Welke gegevens verwerken we

Afhankelijk van het geval kunnen we onder andere verwerken:

• identificatie- en contactgegevens (naam, achternaam, zakelijke e-mail/telefoon),
• bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, functie, adres, NIP – indien van toepassing),
• inhoud van correspondentie en commerciële/operationele afspraken,
• gegevens in transport- en facturatiedocumenten (bijv. CMR/POD, facturen) voor zover deze persoonlijke gegevens bevatten,
• indien van toepassing: gegevens die nodig zijn voor veiligheid en afwikkelingen (bijv. toegang tot platformgegevens, identificatiegegevens van chauffeurs/onderaannemers, gegevens uit track&trace-systemen over statussen en gebeurtenissen).

4. Voor welke doeleinden en op welke basis verwerken we gegevens

A. Contact en offerteaanvragen (inclusief contactformulier)

Doel: afhandeling van vragen verzonden via contactformulier, e-mail of telefoon, voorbereiding van een offerte, contact en het voeren van correspondentie.

Basis: Art. 6(1)(b) AVG (acties voorafgaand aan het sluiten van een contract) en/of Art. 6(1)(f) AVG (legitiem belang van de Beheerder – communicatie en zaakafhandeling).

Gegevensbereik: naam en achternaam (indien opgegeven), e-mail, telefoonnummer (indien opgegeven), bedrijf (indien opgegeven), inhoud van het bericht en technische gegevens met betrekking tot het verzenden van het formulier (bijv. datum en tijd van verzending).

Periode: gedurende de tijd van zaakafhandeling en daarna gedurende de periode die nodig is om claims te verdedigen.

B. Sluiten en uitvoeren van contracten/bestellingen (transport/expeditie)

Doel: dienstverlening, organisatie van transport, operationeel contact, afwikkelingen, klachtenbehandeling.

Basis: Art. 6(1)(b) AVG (contract) en Art. 6(1)(c) AVG (wettelijke verplichtingen) en/of Art. 6(1)(f) AVG (legitiem belang – efficiënte uitvoering en veiligheid).

C. Boekhouding, belastingen en wettelijke verplichtingen

Doel: uitgifte en opslag van boekhoudkundige documenten/afwikkelingen, klachtenbehandeling in overeenstemming met regelgeving.

Basis: Art. 6(1)(c) AVG (wettelijke verplichting).

D. Claims en beveiliging

Doel: vaststelling, uitoefening of verdediging van claims, fraudepreventie, waarborgen van informatiebeveiliging.

Basis: Art. 6(1)(f) AVG (legitiem belang).

E. B2B Marketing

Doel: directe marketing van de diensten van het Bedrijf in zakelijke relaties.

Basis: Art. 6(1)(f) AVG (legitiem belang) of Art. 6(1)(a) AVG (toestemming), indien vereist in een bepaald kanaal.

F. Werving

Doel: uitvoeren van werving en contact met de kandidaat.

Basis: Art. 6(1)(b) AVG (acties voorafgaand aan het sluiten van een contract) en Art. 6(1)(a) AVG (toestemming – indien u meer gegevens verstrekt dan vereist of toestemming voor toekomstige werving).

5. Is het verstrekken van gegevens verplicht

Het verstrekken van gegevens is vrijwillig, maar:

• zonder contactgegevens kunnen we de vraag niet beantwoorden,
• zonder gegevens die nodig zijn voor het contract/de bestelling, kunnen we deze niet sluiten of uitvoeren.

6. Aan wie kunnen we gegevens bekendmaken (ontvangers)

Gegevens kunnen worden overgedragen aan:

• IT-dienstverleners (hosting, e-mail, websiteonderhoud, besturings-/boekhoud-/TMS-systemen),
• boekhoudkantoor, banken en betalingsverwerkers,
• verzekeraars, advocatenkantoren en adviseurs (bijv. in geval van schade/claims),
• onderaannemers (bijv. vervoerders) indien nodig om de dienst uit te voeren,
• overheidsinstanties – wanneer wettelijk vereist.

7. Gegevensdoorgifte buiten de EER

Als we leveranciers gebruiken waarvan de verwerking de doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte omvat, passen we mechanismen toe die in overeenstemming zijn met de AVG, met name Standaard Contractbepalingen (SCC).

8. Hoe lang bewaren we gegevens

We bewaren gegevens:

• gedurende de tijd van afhandeling van de vraag en correspondentie,
• gedurende de periode van uitvoering van het contract/de bestelling en afwikkelingen,
• daarna gedurende de wettelijk vereiste periode (bijv. boekhoudkundig/fiscaal) en/of totdat de verjaringstermijnen voor claims zijn verstreken,
• in het geval van marketingtoestemming – totdat deze wordt ingetrokken of er effectief bezwaar wordt gemaakt (afhankelijk van de basis).

9. Uw rechten

U heeft recht op: toegang tot gegevens, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, gegevensoverdraagbaarheid (indien van toepassing), bezwaar tegen verwerking op basis van legitiem belang en intrekking van toestemming (als we verwerken op basis van toestemming).

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In Polen: President van het Bureau voor Bescherming van Persoonsgegevens (PUODO).

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Het Bedrijf neemt in de regel geen beslissingen ten aanzien van u op exclusief geautomatiseerde wijze die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk beïnvloeden.

Indien van toepassing op marketingtools/cookies: profilering kan plaatsvinden in het kader van analytische/marketingtools – details worden beschreven in het Cookiebeleid.

DEEL II – WEBSITE, COOKIES, SOCIALE MEDIA

11. Gegevens van websitebezoekers (logs, beveiliging)

Doel: waarborgen van de werking van de website, veiligheid, technische statistieken, ontwikkeling van de dienst.

Basis: Art. 6(1)(f) AVG.

Omvang: IP, browser-/apparaatgegevens, serverlogs.

12. Cookies en vergelijkbare technologieën

De website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken:

• noodzakelijk voor de werking,
• analytisch/statistisch,
• marketing (indien geïmplementeerd en u toestemming geeft).

Details worden gepubliceerd in het Cookiebeleid van Logifie: cookies.

13. Sociale Media

Logifie sp. z o.o. beheert profielen op sociale media. In verband met het beheer ervan kunnen we gegevens verwerken van gebruikers die met onze profielen interacteren (bijv. via reacties, vind-ik-leuks, privéberichten) met als doel:

• communicatie en afhandeling van vragen,
• profielbeheer en informatie over de activiteiten en diensten van het Bedrijf.

De aanbieders van sociale platformen zijn afzonderlijke gegevensbeheerders (en kunnen in bepaalde opzichten optreden als gezamenlijke beheerders, bijv. met betrekking tot paginastatistieken). Gedetailleerde informatie over gegevensverwerking is te vinden in het privacybeleid van deze platformen.

DEEL III – GEGEVENS IN TRANSPORT- EN EXPEDITIEACTIVITEITEN

14. Contactpersonen bij klanten/wederpartijen

Doel: lopende communicatie, uitvoering van het contract, operationele afspraken, afwikkelingen, klachtenbehandeling.

Basis: Art. 6(1)(b) en f AVG.

15. Personen vermeld in transportdocumenten (bijv. laden/lossen)

Doel: organisatie en uitvoering van transport, bevestiging van ontvangst/levering, operationeel contact.

Basis: Art. 6(1)(b) en f AVG.

16. Onderaannemers en chauffeurs (indien van toepassing)

Doel: organisatie van samenwerking, verificatie van kwalificaties die nodig zijn om de diensten uit te voeren, afwikkelingen, veiligheid.

Basis: Art. 6(1)(b), c en/of f AVG (afhankelijk van de situatie).

17. Gegevensbeveiliging

We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe (waaronder toegangscontrole, autorisaties, back-ups, updates, verificatie van leveranciers) om gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en inbreuken.

18. Wijzigingen in het Beleid

We kunnen de Algemene Voorwaarden bijwerken in geval van wijzigingen in processen, tools of regelgeving. De huidige versie wordt gepubliceerd op de website.

19. Contact

Voor zaken met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met: contact@logifie.com.