TERMENI ȘI CONDIȚII – LOGIFIE sp. z o.o.

1. Cine este operatorul de date

Operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal este Logifie sp. z o.o. cu sediul social în XXX Katowice, înscrisă în Registrul Antreprenorilor al Registrului Național al Instanței (KRS): XXX, NIP: XXX, REGON: XXX (denumită în continuare: „Compania” sau „Operatorul”).

Contact: contact@logifie.com, +48 xxxxxxxx

Contact privind datele cu caracter personal (GDPR): contact@logifie.com (poate fi același cu e-mailul de contact) sau prin scrisoare la adresa sediului social cu mențiunea „GDPR”.

2. De unde obținem datele dumneavoastră

Putem obține datele dumneavoastră:

• direct de la dumneavoastră (de exemplu prin formular, e-mail, telefon, contract, recrutare),
• de la alte entități (de exemplu de la clientul/contractantul nostru, expeditor/destinatar, subcontractant) – în special atunci când sunteți o persoană de contact pentru executarea comenzilor.

Sfera obligației de informare depinde de faptul dacă am colectat datele direct de la dumneavoastră (art. 13 GDPR) sau dintr-o altă sursă (art. 14 GDPR).

3. Ce date prelucrăm

În funcție de caz, putem prelucra, printre altele:

• date de identificare și de contact (prenume, nume, e-mail/telefon de serviciu),
• date despre companie (numele companiei, funcția, adresa, NIP – dacă este cazul),
• conținutul corespondenței și aranjamentele comerciale/operaționale,
• date din documentele de transport și facturare (de exemplu CMR/POD, facturi) în măsura în care conțin date cu caracter personal,
• dacă este cazul: date necesare pentru securitate și decontări (de exemplu date de acces la platformă, identificatori ai șoferilor/subcontractanților, date din sistemele track&trace privind statusurile și evenimentele).

4. În ce scopuri și pe ce bază prelucrăm datele

A. Contact și cereri de ofertă (inclusiv formular de contact)

Scop: gestionarea cererilor trimise prin formularul de contact, e-mail sau telefon, pregătirea unei oferte, contact și desfășurarea corespondenței.

Bază: art. 6 alin. 1 lit. b GDPR (acțiuni înainte de încheierea unui contract) și/sau art. 6 alin. 1 lit. f GDPR (interesul legitim al Operatorului – comunicare și gestionarea cazurilor).

Sfera datelor: nume și prenume (dacă sunt furnizate), e-mail, număr de telefon (dacă este furnizat), companie (dacă este furnizată), conținutul mesajului și date tehnice legate de trimiterea formularului (de exemplu data și ora trimiterii).

Perioadă: pe durata gestionării cazului și apoi pentru perioada necesară apărării împotriva pretențiilor.

B. Încheierea și executarea contractelor/comenzilor (transport/expediție)

Scop: prestarea serviciilor, organizarea transportului, contact operațional, decontări, gestionarea reclamațiilor.

Bază: art. 6 alin. 1 lit. b GDPR (contract) și art. 6 alin. 1 lit. c GDPR (obligații legale) și/sau art. 6 alin. 1 lit. f GDPR (interes legitim – implementare eficientă și securitate).

C. Contabilitate, taxe și obligații legale

Scop: emiterea și stocarea documentelor contabile/decontărilor, gestionarea reclamațiilor în conformitate cu reglementările.

Bază: art. 6 alin. 1 lit. c GDPR (obligație legală).

D. Pretenții și securitate

Scop: constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor în justiție, prevenirea fraudei, asigurarea securității informațiilor.

Bază: art. 6 alin. 1 lit. f GDPR (interes legitim).

E. Marketing B2B

Scop: marketing direct al serviciilor Companiei în relațiile de afaceri.

Bază: art. 6 alin. 1 lit. f GDPR (interes legitim) sau art. 6 alin. 1 lit. a GDPR (consimțământ), dacă este necesar pe un anumit canal.

F. Recrutare

Scop: desfășurarea recrutării și contactul cu candidatul.

Bază: art. 6 alin. 1 lit. b GDPR (acțiuni înainte de încheierea unui contract) și art. 6 alin. 1 lit. a GDPR (consimțământ – dacă furnizați date care depășesc pe cele necesare sau consimțământ pentru recrutări viitoare).

5. Furnizarea datelor este obligatorie

Furnizarea datelor este voluntară, dar:

• fără date de contact nu vom putea răspunde solicitării,
• fără date necesare pentru contract/comandă, nu vom putea să îl încheiem sau să îl executăm.

6. Cui putem dezvălui datele (destinatari)

Datele pot fi transferate către:

• furnizori de servicii IT (găzduire, e-mail, întreținere website, sisteme de operare/contabile/TMS),
• birou de contabilitate, bănci și operatori de plăți,
• asigurători, firme de avocatură și consilieri (de exemplu în caz de daune/pretenții),
• subcontractanți (de exemplu transportatori) dacă este necesar pentru executarea serviciului,
• autorități publice – atunci când este cerut de lege.

7. Transferul datelor în afara SEE

Dacă utilizăm furnizori a căror prelucrare implică transferul de date în afara Spațiului Economic European, aplicăm mecanisme conforme cu GDPR, în special Clauze Contractuale Standard (SCC).

8. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele:

• pe durata gestionării solicitării și a corespondenței,
• pe perioada executării contractului/comenzii și a decontărilor,
• apoi pentru perioada cerută de reglementări (de exemplu contabile/fiscale) și/sau până la expirarea termenelor de prescripție pentru pretenții,
• în cazul consimțământului de marketing – până la retragerea acestuia sau obiecție efectivă (în funcție de bază).

9. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul la: acces la date, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor (unde este cazul), obiecție la prelucrarea bazată pe interes legitim și retragerea consimțământului (dacă prelucrăm pe baza consimțământului).

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere. În Polonia: Președintele Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (PUODO).

10. Luarea automată a deciziilor și profilarea

Compania nu ia, în principiu, decizii față de dumneavoastră în mod exclusiv automatizat, care ar produce efecte juridice sau v-ar afecta în mod similar semnificativ.

Dacă este cazul pentru instrumente de marketing/cookie-uri: profilarea poate avea loc în cadrul instrumentelor analitice/de marketing – detaliile sunt descrise în Politica de Cookie-uri.

PARTEA II – WEBSITE, COOKIE-URI, SOCIAL MEDIA

11. Datele vizitatorilor site-ului (jurnale, securitate)

Scop: asigurarea funcționării site-ului, securitate, statistici tehnice, dezvoltarea serviciului.

Bază: art. 6 alin. 1 lit. f GDPR.

Sferă: IP, date despre browser/dispozitiv, jurnale de server.

12. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul web poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare:

• necesare pentru funcționare,
• analitice/statistice,
• marketing (dacă sunt implementate și vă dați acordul).

Detaliile sunt publicate în Politica de Cookie-uri Logifie: cookies.

13. Social Media

Logifie sp. z o.o. administrează profiluri pe rețelele sociale. În legătură cu administrarea acestora, putem prelucra datele utilizatorilor care interacționează cu profilurile noastre (de exemplu prin comentarii, reacții, mesaje private) în scopul:

• comunicării și gestionării solicitărilor,
• administrării profilului și informării despre activitățile și serviciile Companiei.

Furnizorii platformelor sociale sunt operatori de date separați (și în anumite domenii pot acționa ca operatori comuni, de exemplu în legătură cu statisticile paginii). Informații detaliate despre prelucrarea datelor pot fi găsite în politicile de confidențialitate ale acestor platforme.

PARTEA III – DATE ÎN ACTIVITĂȚI DE TRANSPORT ȘI EXPEDIȚIE

14. Persoane de contact la clienți/contractanți

Scop: comunicare continuă, executarea contractului, aranjamente operaționale, decontări, gestionarea reclamațiilor.

Bază: art. 6 alin. 1 lit. b și f GDPR.

15. Persoane indicate în documentele de transport (de exemplu încărcare/descărcare)

Scop: organizarea și implementarea transportului, confirmarea primirii/livrării, contact operațional.

Bază: art. 6 alin. 1 lit. b și f GDPR.

16. Subcontractanți și șoferi (dacă este cazul)

Scop: organizarea cooperării, verificarea atestatelor necesare pentru efectuarea serviciilor, decontări, securitate.

Bază: art. 6 alin. 1 lit. b, c și/sau f GDPR (în funcție de situație).

17. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate (inclusiv controlul accesului, autorizații, copii de rezervă, actualizări, verificarea furnizorilor) pentru a proteja datele împotriva pierderii, accesului neautorizat și încălcărilor.

18. Modificări ale Politicii

Putem actualiza Termenii și Condițiile în cazul modificărilor proceselor, instrumentelor sau reglementărilor. Versiunea actuală este publicată pe site-ul web.

19. Contact

În probleme de protecție a datelor cu caracter personal, vă rugăm să contactați: contact@logifie.com.