VILLKOR – LOGIFIE sp. z o.o.

1. Vem är personuppgiftsansvarig

Administratören av dina personuppgifter är Logifie sp. z o.o. med säte i Jesionowa 9a/311 , 40-159 Katowice, inskrivet i Företagarregistret vid Nationella Domstolsregistret (KRS): 0001221730, NIP: 9542902637, REGON: 54389402000000 (nedan: "Bolaget" eller "Administratören").

Kontakt: [email protected] , +48 511 155 226

Kontakt gällande personuppgifter (GDPR): [email protected] (kan vara samma som kontaktadressen) eller via brev till sätets adress med märkningen "GDPR".

2. Varifrån vi får dina uppgifter

Vi kan få dina uppgifter:

• direkt från dig (t.ex. via formulär, e-post, telefon, avtal, rekrytering),
• från andra enheter (t.ex. från vår kund/motpart, avsändare/mottagare, underleverantör) – särskilt när du är en kontaktperson för genomförandet av beställningar.

Omfattningen av informationsplikten beror på om vi har samlat in uppgifterna direkt från dig (Art. 13 GDPR) eller från en annan källa (Art. 14 GDPR).

3. Vilka uppgifter vi behandlar

Beroende på fallet kan vi behandla bland annat:

• identifikations- och kontaktuppgifter (namn, efternamn, företags e-post/telefon),
• företagsuppgifter (företagsnamn, befattning, adress, NIP – om tillämpligt),
• innehåll i korrespondens och affärs-/operativa överenskommelser,
• uppgifter i transport- och faktureringsdokument (t.ex. CMR/POD, fakturor) i den mån de innehåller personuppgifter,
• om tillämpligt: uppgifter som behövs för säkerhet och avstämningar (t.ex. åtkomstuppgifter till plattformen, identifierare för förare/underleverantörer, uppgifter från track&trace-system om statusar och händelser).

4. För vilka ändamål och på vilken grund vi behandlar uppgifter

A. Kontakt och offertförfrågningar (inklusive kontaktformulär)

Syfte: hantering av förfrågningar skickade via kontaktformulär, e-post eller telefon, förberedelse av offert, kontakt och att föra korrespondens.

Grund: Art. 6(1)(b) GDPR (åtgärder innan avtal ingås) och/eller Art. 6(1)(f) GDPR (Administratörens berättigade intresse – kommunikation och ärendehantering).

Uppgiftsomfattning: namn och efternamn (om angivet), e-post, telefonnummer (om angivet), företag (om angivet), meddelandets innehåll och tekniska data relaterade till att skicka formuläret (t.ex. datum och tid för sändning).

Period: under ärendehanteringstiden och därefter under den period som krävs för att försvara anspråk.

B. Ingående och genomförande av avtal/beställningar (transport/spedition)

Syfte: tillhandahållande av tjänster, organisation av transport, operativ kontakt, avstämningar, reklamationshantering.

Grund: Art. 6(1)(b) GDPR (avtal) och Art. 6(1)(c) GDPR (rättsliga förpliktelser) och/eller Art. 6(1)(f) GDPR (berättigat intresse – effektivt genomförande och säkerhet).

C. Bokföring, skatter och rättsliga förpliktelser

Syfte: utfärdande och lagring av bokföringsdokument/avstämningar, reklamationshantering i enlighet med regler.

Grund: Art. 6(1)(c) GDPR (rättslig förpliktelse).

D. Anspråk och säkerhet

Syfte: fastställande, utövande eller försvar av anspråk, bedrägeribekämpning, säkerställande av informationssäkerhet.

Grund: Art. 6(1)(f) GDPR (berättigat intresse).

E. B2B Marknadsföring

Syfte: direktmarknadsföring av Bolagets tjänster i affärsrelationer.

Grund: Art. 6(1)(f) GDPR (berättigat intresse) eller Art. 6(1)(a) GDPR (samtycke), om det krävs i en viss kanal.

F. Rekrytering

Syfte: genomförande av rekrytering och kontakt med kandidaten.

Grund: Art. 6(1)(b) GDPR (åtgärder innan avtal ingås) och Art. 6(1)(a) GDPR (samtycke – om du lämnar fler uppgifter än vad som krävs eller samtycke för framtida rekryteringar).

5. Är det obligatoriskt att lämna uppgifter

Att lämna uppgifter är frivilligt, men:

• utan kontaktuppgifter kan vi inte svara på förfrågan,
• utan uppgifter som behövs för avtalet/beställningen kan vi inte ingå eller genomföra det.

6. Till vem kan vi lämna ut uppgifter (mottagare)

Uppgifter kan överföras till:

• IT-tjänsteleverantörer (hosting, e-post, webbplatsunderhåll, operativ-/bokförings-/TMS-system),
• bokföringsbyrå, banker och betalningsoperatörer,
• försäkringsbolag, advokatbyråer och rådgivare (t.ex. vid skador/anspråk),
• underleverantörer (t.ex. transportörer) om det krävs för att utföra tjänsten,
• offentliga myndigheter – när det krävs enligt lag.

7. Överföring av uppgifter utanför EES

Om vi använder leverantörer vars behandling innebär överföring av uppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, tillämpar vi mekanismer i enlighet med GDPR, särskilt Standardavtalsklausuler (SCC).

8. Hur länge sparar vi uppgifter

Vi lagrar uppgifter:

• under ärendehanteringstiden och korrespondens,
• under perioden för avtalets/beställningens genomförande och avstämningar,
• därefter under den tid som krävs enligt lag (t.ex. bokföring/skatt) och/eller tills preskriptionstider för anspråk löpt ut,
• vid marknadsföringssamtycke – tills det återkallas eller en effektiv invändning görs (beroende på grunden).

9. Dina rättigheter

Du har rätt till: tillgång till uppgifter, rättelse, radering, begränsning av behandling, dataportabilitet (om tillämpligt), invändning mot behandling baserad på berättigat intresse och återkallande av samtycke (om vi behandlar baserat på samtycke).

Du har också rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet. I Polen: Presidenten för Kontoret för Skydd av Personuppgifter (PUODO).

10. Automatiserat beslutsfattande och profilering

Bolaget fattar i regel inte beslut gentemot dig på ett uteslutande automatiserat sätt som ger rättsliga följder eller påverkar dig väsentligt på liknande sätt.

Om tillämpligt på marknadsföringsverktyg/cookies: profilering kan ske inom ramen för analys-/marknadsföringsverktyg – detaljer beskrivs i Cookiepolicyn.

DEL II – WEBBPLATS, COOKIES, SOCIALA MEDIER

11. Webbplatsbesökares uppgifter (loggar, säkerhet)

Syfte: säkerställa webbplatsens funktion, säkerhet, teknisk statistik, tjänsteutveckling.

Grund: Art. 6(1)(f) GDPR.

Omfattning: IP, webbläsar-/enhetsdata, serverloggar.

12. Cookies och liknande tekniker

Webbplatsen kan använda cookies och liknande tekniker:

• nödvändiga för funktion,
• analytiska/statistiska,
• marknadsföring (om implementerat och du ger samtycke).

Detaljer publiceras i Logifies Cookiepolicy: cookies .

13. Sociala Medier

Logifie sp. z o.o. driver profiler på sociala medier. I samband med hanteringen av dessa kan vi behandla uppgifter om användare som interagerar med våra profiler (t.ex. genom kommentarer, reaktioner, privata meddelanden) i syfte att:

• kommunikation och hantering av förfrågningar,
• profilhantering och information om Bolagets aktiviteter och tjänster.

Leverantörer av sociala plattformar är separata personuppgiftsansvariga (och kan i vissa avseenden agera som gemensamt ansvariga, t.ex. gällande sidstatistik). Detaljerad information om databehandling finns i dessa plattformars sekretesspolicyer.

DEL III – UPPGIFTER I TRANSPORT- OCH SPEDITIONSVERKSAMHET

14. Kontaktpersoner hos kunder/motparter

Syfte: löpande kommunikation, genomförande av avtal, operativa överenskommelser, avstämningar, reklamationshantering.

Grund: Art. 6(1)(b) och f GDPR.

15. Personer som anges i transportdokument (t.ex. lastning/lossning)

Syfte: organisation och genomförande av transport, bekräftelse av mottagande/leverans, operativ kontakt.

Grund: Art. 6(1)(b) och f GDPR.

16. Underleverantörer och förare (om tillämpligt)

Syfte: organisation av samarbete, verifiering av behörigheter som krävs för att utföra tjänsterna, avstämningar, säkerhet.

Grund: Art. 6(1)(b), c och/eller f GDPR (beroende på situation).

17. Datasäkerhet

Vi tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder (inklusive åtkomstkontroll, behörigheter, säkerhetskopior, uppdateringar, verifiering av leverantörer) för att skydda uppgifter mot förlust, obehörig åtkomst och intrång.

18. Ändringar i Policyn

Vi kan uppdatera Villkoren vid ändringar i processer, verktyg eller regler. Den aktuella versionen publiceras på webbplatsen.

19. Kontakt

För frågor om skydd av personuppgifter, vänligen kontakta: [email protected] .