VILKÅR OG BETINGELSER – LOGIFIE sp. z o.o.

1. Hvem er den dataansvarlige

Administratoren af dine personoplysninger er Logifie sp. z o.o. med hjemsted i Jesionowa 9a/311 , 40-159 Katowice, indført i Erhvervsregistret ved Det Nationale Retsregister (KRS): 0001221730, NIP: 9542902637, REGON: 54389402000000 (herefter: "Selskabet" eller "Administrator").

Kontakt: [email protected] , +48 511 155 226

Kontakt vedrørende personoplysninger (GDPR): [email protected] (kan være den samme som kontakt-e-mailen) eller pr. brev til hjemstedets adresse mærket "GDPR".

2. Hvorfra får vi dine data

Vi kan få dine data:

• direkte fra dig (f.eks. via formular, e-mail, telefon, kontrakt, rekruttering),
• fra andre enheder (f.eks. fra vores kunde/modpart, afsender/modtager, underleverandør) – især når du er kontaktperson for gennemførelse af ordrer.

Omfanget af oplysningspligten afhænger af, om vi har indsamlet dataene direkte fra dig (Art. 13 GDPR) eller fra en anden kilde (Art. 14 GDPR).

3. Hvilke data behandler vi

Afhængigt af sagen kan vi blandt andet behandle:

• identifikations- og kontaktoplysninger (navn, efternavn, firma e-mail/telefon),
• firmadata (firmanavn, stilling, adresse, NIP – hvis relevant),
• indholdet af korrespondance og forretningsmæssige/operative aftaler,
• data i transport- og faktureringsdokumenter (f.eks. CMR/POD, fakturaer), i det omfang de indeholder personoplysninger,
• hvis relevant: data nødvendige for sikkerhed og afregninger (f.eks. adgangsdata til platformen, identifikatorer for chauffører/underleverandører, data fra sporingssystemer om status og hændelser).

4. Til hvilke formål og på hvilket grundlag behandler vi data

A. Kontakt og tilbudsforespørgsler (inklusive kontaktformular)

Formål: håndtering af forespørgsler sendt via kontaktformular, e-mail eller telefon, udarbejdelse af tilbud, kontakt og gennemførelse af korrespondance.

Grundlag: Art. 6(1)(b) GDPR (handlinger før indgåelse af en kontrakt) og/eller Art. 6(1)(f) GDPR (Administratorens legitime interesse – kommunikation og sagsbehandling).

Dataomfang: navn og efternavn (hvis oplyst), e-mail, telefonnummer (hvis oplyst), firma (hvis oplyst), indholdet af meddelelsen og tekniske data relateret til afsendelse af formularen (f.eks. dato og tidspunkt for afsendelse).

Periode: i løbet af sagsbehandlingstiden og derefter i den periode, der er nødvendig for at forsvare krav.

B. Indgåelse og gennemførelse af kontrakter/ordrer (transport/spedition)

Formål: levering af tjenesteydelser, organisering af transport, operativ kontakt, afregninger, klagebehandling.

Grundlag: Art. 6(1)(b) GDPR (kontrakt) og Art. 6(1)(c) GDPR (juridiske forpligtelser) og/eller Art. 6(1)(f) GDPR (legitim interesse – effektiv gennemførelse og sikkerhed).

C. Regnskab, skat og juridiske forpligtelser

Formål: udstedelse og opbevaring af regnskabsbilag/afregninger, klagebehandling i overensstemmelse med reglerne.

Grundlag: Art. 6(1)(c) GDPR (juridisk forpligtelse).

D. Krav og sikkerhed

Formål: fastlæggelse, udøvelse eller forsvar af krav, svigforebyggelse, sikring af informationssikkerhed.

Grundlag: Art. 6(1)(f) GDPR (legitim interesse).

E. B2B Markedsføring

Formål: direkte markedsføring af Selskabets tjenester i forretningsforbindelser.

Grundlag: Art. 6(1)(f) GDPR (legitim interesse) eller Art. 6(1)(a) GDPR (samtykke), hvis påkrævet i en bestemt kanal.

F. Rekruttering

Formål: gennemførelse af rekruttering og kontakt med kandidaten.

Grundlag: Art. 6(1)(b) GDPR (handlinger før indgåelse af en kontrakt) og Art. 6(1)(a) GDPR (samtykke – hvis du giver flere oplysninger end krævet eller samtykke til fremtidige rekrutteringer).

5. Er det obligatorisk at afgive data

At afgive data er frivilligt, men:

• uden kontaktoplysninger kan vi ikke besvare forespørgslen,
• uden data, der er nødvendige for kontrakten/ordren, kan vi ikke indgå eller gennemføre den.

6. Hvem kan vi videregive data til (modtagere)

Data kan overføres til:

• IT-tjenesteudbydere (hosting, e-mail, vedligeholdelse af hjemmesider, drifts-/regnskabs-/TMS-systemer),
• regnskabskontor, banker og betalingsformidlere,
• forsikringsselskaber, advokatfirmaer og rådgivere (f.eks. i tilfælde af skader/krav),
• underleverandører (f.eks. transportører) hvis nødvendigt for at udføre tjenesten,
• offentlige myndigheder – når det kræves ved lov.

7. Overførsel af data uden for EØS

Hvis vi bruger leverandører, hvis behandling indebærer overførsel af data uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, anvender vi mekanismer i overensstemmelse med GDPR, især Standardkontraktbestemmelser (SCC).

8. Hvor længe opbevarer vi data

Vi opbevarer data:

• i løbet af behandlingstiden for forespørgslen og korrespondancen,
• i perioden for gennemførelse af kontrakten/ordren og afregninger,
• derefter i den periode, der kræves af reglerne (f.eks. regnskab/skat) og/eller indtil forældelsesfrister for krav udløber,
• ved markedsføringssamtykke – indtil det trækkes tilbage eller der gøres en effektiv indsigelse (afhængigt af grundlaget).

9. Dine rettigheder

Du har ret til: indsigt i data, rettelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet (når relevant), indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse og tilbagetrækning af samtykke (hvis vi behandler baseret på samtykke).

Du har også ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed. I Polen: Præsidenten for Kontoret for Beskyttelse af Personoplysninger (PUODO).

10. Automatiseret beslutningstagning og profilering

Selskabet træffer som hovedregel ikke beslutninger over for dig på en udelukkende automatiseret måde, der har retsvirkninger eller påvirker dig væsentligt på lignende måde.

Hvis relevant for markedsføringsværktøjer/cookies: profilering kan forekomme inden for rammerne af analyse-/markedsføringsværktøjer – detaljer er beskrevet i Cookiepolitikken.

DEL II – HJEMMESIDE, COOKIES, SOCIALE MEDIER

11. Data om besøgende på hjemmesiden (logs, sikkerhed)

Formål: sikre hjemmesidens funktion, sikkerhed, tekniske statistikker, serviceudvikling.

Grundlag: Art. 6(1)(f) GDPR.

Omfang: IP, browser-/enhedsdata, serverlogs.

12. Cookies og lignende teknologier

Hjemmesiden kan bruge cookies og lignende teknologier:

• nødvendige for funktion,
• analytiske/statistiske,
• markedsføring (hvis implementeret og du giver samtykke).

Detaljer offentliggøres i Logifies Cookiepolitik: cookies .

13. Sociale Medier

Logifie sp. z o.o. administrerer profiler på sociale medier. I forbindelse med håndteringen af disse kan vi behandle data om brugere, der interagerer med vores profiler (f.eks. gennem kommentarer, reaktioner, private beskeder) med følgende formål:

• kommunikation og håndtering af forespørgsler,
• profiladministration og information om Selskabets aktiviteter og tjenester.

Udbydere af sociale platforme er separate dataansvarlige (og kan i visse tilfælde optræde som fælles dataansvarlige, f.eks. angående sidestatistik). Detaljerede oplysninger om databehandling findes i disse platformes privatlivspolitikker.

DEL III – DATA I TRANSPORT- OG SPEDITIONSVIRKSOMHED

14. Kontaktpersoner hos kunder/modparter

Formål: løbende kommunikation, gennemførelse af kontrakten, operative aftaler, afregninger, klagebehandling.

Grundlag: Art. 6(1)(b) og f GDPR.

15. Personer angivet i transportdokumenter (f.eks. lastning/losning)

Formål: organisering og gennemførelse af transport, bekræftelse af modtagelse/levering, operativ kontakt.

Grundlag: Art. 6(1)(b) og f GDPR.

16. Underleverandører og chauffører (hvis relevant)

Formål: organisering af samarbejde, verifikation af kvalifikationer, der kræves for at udføre tjenesterne, afregninger, sikkerhed.

Grundlag: Art. 6(1)(b), c og/eller f GDPR (afhængigt af situationen).

17. Datasikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger (herunder adgangskontrol, autorisationer, sikkerhedskopier, opdateringer, leverandørverifikation) for at beskytte data mod tab, uautoriseret adgang og brud.

18. Ændringer i Politikken

Vi kan opdatere Vilkårene ved ændringer i processer, værktøjer eller regler. Den aktuelle version offentliggøres på hjemmesiden.

19. Kontakt

For spørgsmål om beskyttelse af personoplysninger, kontakt venligst: [email protected] .