Zaświadczenie A1 ZUS dla kierowcy: kto je wydaje i kiedy jest wymagane

Kierowca ciężarówki, który pracuje w więcej niż jednym państwie członkowskim UE, potrzebuje zaświadczenia A1 z instytucji ubezpieczeń społecznych (w Polsce ZUS) kraju, którego prawo się do niego stosuje, a udział czasu pracy poniżej 25% w państwie zamieszkania oznacza, że prawo tego państwa nie ma zastosowania ( rozp. 987/2009, art. 14(8), w brzmieniu przyjętym ). Komisja zaproponowała 2026-09-15 Unijną Przepustkę Zabezpieczenia Społecznego (ESSPASS), w której przenośne zaświadczenie A1 ma być pierwszym dokumentem w wersji cyfrowej. To jednak nadal propozycja, a papierowy lub PDF-owy certyfikat pozostaje na razie ( DATEV (2026-10-02) ). Ten poradnik opisuje ścieżkę decyzyjną, instytucję wystawiającą w Polsce, Rumunii i Niemczech oraz porównanie z deklaracją o delegowaniu składaną w unijnym systemie informacji o rynku wewnętrznym (IMI).

Jeden szczegół zaskakuje przewoźników. Lista dokumentów francuskiego ministerstwa transportu dla delegowanej operacji drogowej wymienia kopię deklaracji IMI, dowód krajowego odcinka przewozu i zapisy z tachografu. Zaświadczenia A1 na niej nie ma ( Ministerstwo Ekologii Francji, aktualizacja 2023-06-23 ). Oba dokumenty odpowiadają na różne pytania prawne, a kierowca może mieć jeden bez drugiego.

Co zaświadczenie A1 potwierdza dla kierowcy ciężarówki?

Zaświadczenie A1 (przenośny dokument A1) potwierdza, które państwo członkowskie stosuje do posiadacza ustawodawstwo w zakresie zabezpieczenia społecznego, dzięki czemu kontroler w państwie przyjmującym widzi, że kierowca jest już objęty ubezpieczeniem w innym kraju. Wydaje się je na podstawie rozporządzeń 883/2004 i 987/2009, które obowiązują od 2010 roku ( Komisja Europejska ).

To dokument z zakresu zabezpieczenia społecznego. Nie mówi nic o minimalnym wynagrodzeniu, warunkach pracy ani zasadach delegowania, które należą do prawa pracy i są obsługiwane przez deklarację IMI omówioną poniżej. Jest też oddzielony od innych dokumentów, które kierowca wozi ze sobą, takich jak prawo jazdy, kwalifikacja Driver CPC i karta tachografu. Opisuje je przewodnik dokumenty kierowcy ciężarówki w UE .

Uwaga dla polskich czytelników: zaświadczenie A1 to nie świadectwo kierowcy. Świadectwo kierowcy to inny dokument o innym celu i nie może zastąpić zaświadczenia A1.

Które państwo stosuje prawo zabezpieczenia społecznego do kierowcy pracującego w kilku państwach członkowskich?

Odpowiedź wynika z trzech pytań zadawanych po kolei: gdzie mieszka kierowca, czy znaczna część jego pracy odbywa się w tym państwie i kto jest faktycznym pracodawcą. Traktuj poniższe kroki jako listę kontrolną dla każdego kierowcy, a nie dla każdej ciężarówki.

Krok 1: czy kierowca mieszka w państwie, w którym pracuje?

Zgodnie z art. 13(1)(a) rozporządzenia 883/2004 osoba, która zwykle pracuje w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega prawu państwa zamieszkania, jeśli wykonuje tam znaczną część swojej działalności ( rozp. 883/2004, art. 13, w brzmieniu przyjętym ). Kierowca z rumuńskim miejscem zamieszkania, który regularnie załadowuje i rozładowuje w Rumunii, przechodzi pierwszy próg.

Krok 2: czy udział w państwie zamieszkania jest znaczny?

„Znaczna” oznacza część ilościowo istotną, niekoniecznie większość. W przypadku pracowników kryteriami są czas pracy i/lub wynagrodzenie, a udział poniżej 25% wskazuje, że nie jest to znaczne (rozp. 987/2009, art. 14(8), w brzmieniu przyjętym). Instytucja ocenia to na podstawie prognozy na kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych, zgodnie z art. 14(10) tego samego tekstu.

Przykład hipotetyczny, wyłącznie do ilustracji: kierowca z rumuńskim miejscem zamieszkania, którego prognozowany czas pracy w Rumunii w ciągu najbliższych 12 miesięcy wynosi 30%, nie jest wykluczony wskaźnikiem 25%, więc najprawdopodobniej obowiązuje prawo rumuńskie. Przy 20% wskaźnik wskazuje w drugą stronę i kierowca przechodzi do kroku 3.

Krok 3: kto jest pracodawcą?

Jeśli ścieżka zamieszkania nie ma zastosowania, art. 13(1)(b) wskazuje państwo siedziby pracodawcy. Trybunał Sprawiedliwości wyjaśnił w sprawie AFMB (C-610/18, wyrok z 2020-07-16), że pracodawcą jest przedsiębiorstwo faktycznie sprawujące władzę nad kierowcą, ponoszące koszty wynagrodzeń i mające uprawnienie do zwolnienia. Sama umowa formalna nie wystarcza, a o ostatecznym zastosowaniu decyduje sąd krajowy (streszczenie Njord Law, 2020-08-18).

Dla przewoźnika ma to znaczenie w łańcuchach podwykonawstwa. Jeśli kierowca jest zatrudniony przez jedną firmę, ale kierowany, opłacany i mogący zostać zwolniony przez inną, właściwa może być siedziba tej drugiej firmy.

Kto wystawia zaświadczenie A1 dla kierowcy ciężarówki w Polsce, Rumunii i Niemczech?

Wystawcą jest instytucja ubezpieczeń społecznych państwa, którego prawo się stosuje, a nie państwo, w którym odbywa się kontrola. Poniższa tabela obejmuje trzy kraje z potwierdzonym kanałem składania wniosku.

Polska

Od 2022-04-01 ZUS przyjmuje wnioski o zaświadczenie A1 wyłącznie przez PUE ZUS. Zaświadczenie trafia na profil wnioskodawcy w PUE, a odmowa przychodzi jako decyzja na tym samym profilu (Trans.info). Ten sam raport zauważa, że Francja może traktować brak zaświadczenia A1 jako dowód nielegalnej pracy.

Rumunia

CNPP wydaje dokument przez aplikację RODPA1 lub swój portal. Publikuje osobne szablony dla firm transportu drogowego z pluriaktywnością oraz dla przypadków z art. 16 rozporządzenia 987/2009. Strona CNPP nie podaje stałego czasu rozpatrzenia ani okresu ważności, dlatego nie obiecuj kierowcy konkretnej daty. Rumuńscy pracodawcy, którzy analizują stronę płacową tego samego zagadnienia, mogą przeczytać przewodnik po diurnie rumuńskiego kierowcy .

Niemcy

Trasa zależy od statusu danej osoby. Pracownicy składają wniosek przez ustawową kasę zdrowotną lub SV-Meldeportal. Regularni pracownicy pracujący w kilku państwach korzystają z DVKA. Samozatrudnieni bez ustawowego ubezpieczenia zdrowotnego składają wniosek do swojego ubezpieczyciela emerytalnego. IHK Rhein-Neckar zaleca składanie wniosku z wyprzedzeniem przy wyjazdach do Francji, Austrii i Szwajcarii i podaje, że wnioski wsteczne są możliwe przy wyjazdach trwających do siedmiu dni.

Opublikowane wytyczne podają różne okresy ważności dla długoterminowego niemieckiego zaświadczenia, dlatego ten przewodnik żadnego nie podaje. Zaświadczenie samo określa swój okres, a w sprawie wystawcy należy pytać właściwą instytucję.

Czy kierowca ciężarówki potrzebuje zaświadczenia A1 w każdym kraju, przez który przejeżdża?

Zaświadczenie A1 dotyczy pracy wykonywanej w danym państwie, więc zwykły tranzyt to inny przypadek niż dostawa. IHK Rhein-Neckar interpretuje to tak: kierowca przejeżdżający przez Austrię w drodze do Włoch potrzebuje zaświadczenia A1 obejmującego także Austrię, gdy przewóz liczy się tam jako praca, natomiast sam tranzyt bez pracy nie jest objęty (IHK Rhein-Neckar).

To pogląd jednej izby i nie ma mocy wiążącej. Organy kontrolne państwa przyjmującego mogą go odczytywać inaczej, a odpowiedź może zależeć od rodzaju operacji. Delegowanie pracowników to osobna sprawa: francuskie ministerstwo stwierdza, że operacje dwustronne, tranzyt i odcinki transportu łączonego nie są delegowaniem we Francji, natomiast kabotaż (prawo zagranicznego przewoźnika do wykonywania przewozów krajowych w państwie członkowskim) oraz międzynarodowy transport niedwustronny są (Ministerstwo Ekologii Francji). Przejazd może więc być poza francuskimi zasadami delegowania, a mimo to rodzić pytanie o zaświadczenie A1.

Praktyczna zasada dla dyspozytorów: zabieraj zaświadczenie A1 kierowcy w każdym międzynarodowym przejeździe, złożone przed wyjazdem, i pytaj wystawcę o nietypowe trasy.

Jaka jest różnica między zaświadczeniem A1 a deklaracją delegowania IMI?

Zaświadczenie A1 rozstrzyga, którego państwa prawo zabezpieczenia społecznego obowiązuje kierowcę. Deklaracja delegowania IMI, składana w unijnym systemie informacji o rynku wewnętrznym, informuje państwo przyjmujące, że kierowca wykonuje operację delegowaną, co uruchamia zasady prawa pracy tego państwa. Zasady delegowania w transporcie drogowym wynikają z pakietu mobilności UE, omówionego w przewodniku zasady delegowania i kabotażu w pakiecie mobilności UE .

Kierowca wykonujący kabotaż we Francji zwykle potrzebuje obu dokumentów. Zaświadczenie A1 pokazuje, że kierowca pozostaje w krajowym systemie zabezpieczenia społecznego, a deklaracja IMI pokazuje, że przewoźnik spełnił francuskie formalności związane z delegowaniem. Przewodnik po zasadach kabotażu wyjaśnia, kiedy zagraniczny przewoźnik może wykonywać te przewozy krajowe.

Czego żądają kontrolerzy na drodze i czy zaświadczenie A1 jest na liście?

Przy operacji delegowanej we Francji lista ministerstwa obejmuje kopię deklaracji IMI, dowód krajowego odcinka przewozu i zapisy tachografu. Zaświadczenia A1 na niej nie ma. Nie oznacza to, że A1 jest ogólnie opcjonalne. Lista dotyczy wyłącznie formalności związanych z delegowaniem, więc nie pokazuje, czy inne kontrole wymagają zaświadczenia A1.

Organy mogą też żądać dodatkowych dokumentów przez IMI, na przykład umów i pasków wynagrodzenia, a przewoźnik ma osiem tygodni na odpowiedź (Ministerstwo Ekologii Francji).

Kary różnią się w zależności od państwa przyjmującego i podstawy prawnej, z której korzysta organ. Ten przewodnik nie podaje kwot grzywien dla Francji ani Belgii, ponieważ nie zweryfikowano oficjalnej kwoty dla kierowców transportu drogowego. Najbezpieczniej jest trzymać razem zaświadczenie A1, kopię deklaracji IMI i dowód odcinka delegowania w kabinie lub w aplikacji kierowcy.

Czy ESSPASS zastąpi papierowe zaświadczenie A1?

Jeszcze nie, i możliwe, że przez jakiś czas jeszcze nie. Komisja zaproponowała ESSPASS 2026-09-15. Zgodnie z propozycją, którą opisuje DATEV, przenośne A1 byłoby pierwszym dokumentem przenoszonym do wersji cyfrowej, rok po wejściu rozporządzenia w życie, z weryfikacją kodem QR i z zachowaniem papieru. Pozostałe dokumenty miałyby pojawić się po trzech latach (DATEV, 2026-10-02).

To propozycja, więc musi przejść proces legislacyjny, a ostateczny tekst może się zmienić. Nie potwierdzono żadnego pilotażu w transporcie drogowym. Do czasu, gdy wystawca powie inaczej, wystawiaj i przewoź zaświadczenie A1 w obecnej formie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy kierowcy ciężarówek potrzebują zaświadczenia A1?

Kierowca, który zwykle pracuje w dwóch lub więcej państwach członkowskich, potrzebuje zaświadczenia A1, aby wykazać, które prawo zabezpieczenia społecznego się do niego stosuje. Instytucja rozstrzyga o miejscu zamieszkania, wskaźniku 25% i pracodawcy. Kierowcy pracujący wyłącznie w kraju zamieszkania zaświadczenia nie potrzebują.

Kto wystawia zaświadczenie A1?

Instytucja ubezpieczeń społecznych państwa, którego prawo się stosuje. W Polsce jest to ZUS przez PUE ZUS, w Rumunii CNPP przez RODPA1, a w Niemczech ustawowa kasa zdrowotna, DVKA lub ubezpieczyciel emerytalny, zależnie od statusu osoby.

Czym różni się A1 od deklaracji delegowania?

A1 to dokument z zakresu zabezpieczenia społecznego na podstawie rozporządzeń 883/2004 i 987/2009. Deklaracja delegowania składana jest w systemie IMI na podstawie przepisów prawa pracy o delegowaniu z pakietu mobilności UE. Francuska lista dokumentów dla operacji delegowanych wymienia kopię IMI, a nie A1.

Czy A1 jest potrzebne przy tranzycie?

IHK Rhein-Neckar twierdzi, że sam tranzyt bez pracy nie jest objęty, a dostawa w państwie tranzytowym liczy się tam jako praca. To pogląd jednej izby, więc potwierdź z wystawcą trasy przez Austrię, Francję lub Szwajcarię. Francuskie ministerstwo osobno traktuje tranzyt jako poza delegowaniem.

Co się dzieje, jeśli kierowca nie ma zaświadczenia A1?

Konsekwencje zależą od państwa przyjmującego. Raport Trans.info z 2022 roku zauważa, że Francja może traktować brak zaświadczenia A1 jako dowód nielegalnej pracy. Ten przewodnik nie podaje kwot kar, ponieważ żadnej nie zweryfikowano dla kierowców transportu drogowego.

Jak długo jest ważne zaświadczenie A1?

Zaświadczenie samo określa swój okres ważności, a opublikowane wytyczne dotyczące niemieckich zaświadczeń długoterminowych są sprzeczne, więc żadnej pojedynczej liczby nie warto podawać. CNPP też nie podaje okresu na swojej stronie o A1. Sprawdź daty na wystawionym zaświadczeniu.

Czy mogę złożyć wniosek o zaświadczenie A1 wstecznie?

IHK Rhein-Neckar twierdzi, że wnioski wsteczne są możliwe przy wyjazdach trwających do siedmiu dni. Przy dłuższych wyjazdach składaj wniosek przed wyjazdem i zapytaj wystawcę, co akceptuje.

Czy kierowca spoza UE może uzyskać zaświadczenie A1?

Może to zależeć od legalnego pobytu w państwie wystawiającym, a wystawcy mogą sprawdzać każdy przypadek osobno. Obecna praktyka ZUS wobec kierowców z państw trzecich nie została tu zweryfikowana, więc potwierdź ją z wystawcą. Przewodnik dla kierowców spoza UE opisuje szersze zasady.

Szukasz stabilnych europejskich zleceń przewozowych z uczciwymi, przejrzystymi warunkami płatności? Dołącz do sieci przewoźników Logifie