REGULAMIN – LOGIFIE sp. z o.o.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Logifie sp. z o.o. z siedzibą w XXX Katowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS: XXX, NIP: XXX, REGON: XXX (dalej: „Spółka” lub „Administrator”).

Kontakt: contact@logifie.com, +48 xxxxxxxx

Kontakt w sprawach danych osobowych (RODO): contact@logifie.com (może być ten sam co e-mail kontaktowy) lub listownie na adres siedziby z dopiskiem „RODO”.

2. Skąd możemy mieć Twoje dane

Twoje dane możemy pozyskać:

• bezpośrednio od Ciebie (np. przez formularz, e-mail, telefon, umowę, rekrutację),
• od innych podmiotów (np. od naszego klienta/kontrahenta, nadawcy/odbiorcy, podwykonawcy) – w szczególności, gdy jesteś osobą kontaktową przy realizacji zleceń.

Zakres obowiązku informacyjnego zależy od tego, czy dane zebraliśmy bezpośrednio od Ciebie (art. 13 RODO), czy z innego źródła (art. 14 RODO).

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sprawy możemy przetwarzać m.in.:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, służbowy e-mail/telefon),
• dane firmowe (firma, stanowisko, adres, NIP – jeśli dotyczy),
• treść korespondencji i ustalenia handlowe/operacyjne,
• dane w dokumentach transportowych i rozliczeniowych (np. CMR/POD, faktury) w zakresie, w jakim zawierają dane osobowe,
• jeżeli dotyczy: dane niezbędne do bezpieczeństwa i rozliczeń (np. dane dostępu do platformy, identyfikatory kierowców/podwykonawców, dane z systemów track&trace w zakresie statusów i zdarzeń).

4. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

A. Kontakt i zapytania ofertowe (w tym formularz kontaktowy)

Cel: obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy, e-mail lub telefon, przygotowanie oferty, kontakt i prowadzenie korespondencji.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) i/lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora – komunikacja i obsługa spraw).

Zakres danych: imię i nazwisko (jeżeli podasz), e-mail, numer telefonu (jeżeli podasz), firma (jeżeli podasz), treść wiadomości oraz dane techniczne związane z wysłaniem formularza (np. data i godzina zgłoszenia).

Okres: przez czas obsługi sprawy oraz następnie przez okres niezbędny do obrony roszczeń.

B. Zawarcie i realizacja umów/zleceń (transport/spedycja)

Cel: realizacja usług, organizacja przewozu, kontakt operacyjny, rozliczenia, obsługa reklamacji.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne) i/lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – sprawna realizacja i bezpieczeństwo).

C. Księgowość, podatki i obowiązki prawne

Cel: wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych/rozliczeń, rozpatrywanie reklamacji zgodnie z przepisami.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

D. Roszczenia i bezpieczeństwo

Cel: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, zapobieganie nadużyciom, zapewnienie bezpieczeństwa informacji.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).

E. Marketing B2B

Cel: marketing bezpośredni usług Spółki w relacjach biznesowych.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), jeżeli w danym kanale jest wymagana.

F. Rekrutacja

Cel: przeprowadzenie rekrutacji i kontakt z kandydatem.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – jeżeli podasz dane wykraczające poza wymagane lub zgoda na przyszłe rekrutacje).

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale:

• bez danych kontaktowych nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie,
• bez danych niezbędnych do umowy/zlecenia nie będziemy mogli jej zawrzeć ani zrealizować.

6. Komu możemy ujawniać dane (odbiorcy)

Dane mogą być przekazywane:

• dostawcom usług IT (hosting, poczta, utrzymanie strony, systemy operacyjne/księgowe/TMS),
• biuru rachunkowemu, bankom i operatorom płatności,
• ubezpieczycielom, kancelariom i doradcom (np. przy szkodach/roszczeniach),
• podwykonawcom (np. przewoźnikom), jeśli jest to konieczne do realizacji usługi,
• organom publicznym – gdy wymaga tego prawo.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli korzystamy z dostawców, których przetwarzanie wiąże się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, stosujemy mechanizmy zgodne z RODO, w szczególności Standardowe Klauzule Umowne (SCC).

8. Jak długo przechowujemy dane

Przechowujemy dane:

• przez czas obsługi zapytania i korespondencji,
• przez okres realizacji umowy/zlecenia oraz rozliczeń,
• następnie przez okres wymagany przepisami (np. księgowymi/podatkowymi) i/lub do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
• w przypadku zgody marketingowej – do czasu jej cofnięcia lub skutecznego sprzeciwu (zależnie od podstawy).

9. Twoje prawa

Przysługują Ci prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (gdy ma zastosowanie), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody (jeśli przetwarzamy na podstawie zgody).

Masz także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w Polsce: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Spółka co do zasady nie podejmuje wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

Jeżeli dotyczy narzędzi marketingowych/cookies: profilowanie może wystąpić w ramach narzędzi analitycznych/marketingowych – szczegóły opisuje Polityka Cookies.

CZĘŚĆ II – STRONA INTERNETOWA, COOKIES, MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE

11. Dane osób odwiedzających stronę (logi, bezpieczeństwo)

Cel: zapewnienie działania strony, bezpieczeństwo, statystyka techniczna, rozwój serwisu.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Zakres: IP, dane przeglądarki/urządzenia, logi serwera.

12. Cookies i podobne technologie

Strona może używać cookies i podobnych technologii:

• niezbędnych do działania,
• analitycznych/statystycznych,
• marketingowych (jeśli wdrożone i wyrazisz zgodę).

Szczegóły publikujemy w Polityce Cookies Logifie: cookies.

13. Media społecznościowe

Logifie sp. z o.o. prowadzi profile w mediach społecznościowych. W związku z ich prowadzeniem możemy przetwarzać dane użytkowników, którzy wchodzą w interakcję z naszymi profilami (np. poprzez komentarze, reakcje, wiadomości prywatne) w celu:

• komunikacji i obsługi zapytań,
• prowadzenia profilu i informowania o działalności oraz usługach Spółki.

Dostawcy platform społecznościowych są odrębnymi administratorami danych (a w określonych zakresach mogą działać jako współadministratorzy, np. w związku ze statystykami strony). Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych znajdziesz w politykach prywatności tych platform.

CZĘŚĆ III – DANE W DZIAŁALNOŚCI TRANSPORTOWO-SPEDYCYJNEJ

14. Osoby kontaktowe u klientów/kontrahentów

Cel: bieżąca komunikacja, realizacja umowy, ustalenia operacyjne, rozliczenia, obsługa reklamacji.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

15. Osoby wskazane w dokumentach transportowych (np. załadunek/rozładunek)

Cel: organizacja i realizacja przewozu, potwierdzenia odbioru/dostawy, kontakt operacyjny.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

16. Podwykonawcy i kierowcy (jeżeli dotyczy)

Cel: organizacja współpracy, weryfikacja uprawnień w zakresie niezbędnym do realizacji usług, rozliczenia, bezpieczeństwo.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b, c i/lub f RODO (w zależności od sytuacji).

17. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne (m.in. kontrola dostępu, uprawnienia, kopie zapasowe, aktualizacje, weryfikacja dostawców), aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem i naruszeniami.

18. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować Regulamin w razie zmian procesów, narzędzi lub przepisów. Aktualna wersja jest publikowana na stronie.

19. Kontakt

W sprawach ochrony danych osobowych prosimy o kontakt: contact@logifie.com.