Jak wybrać właściwe Incoterms dla europejskich przesyłek

Incoterms (International Commercial Terms) określają obowiązki kupujących i sprzedających w handlu transgranicznym. Precyzują, kto organizuje transport, kto płaci za fracht i ubezpieczenie oraz kiedy ryzyko przechodzi z eksportera na importera.

Wybór właściwej reguły ma kluczowe znaczenie dla kontroli kosztów, odprawy celnej i odpowiedzialności - zwłaszcza gdy transport drogowy przebiega przez kilka europejskich jurysdykcji. Ten przewodnik porównuje najczęściej zestawiane Incoterms i pokazuje, jak wybrać wariant dopasowany do strategii logistycznej.

Incoterms 2020: szybki przegląd

Najnowsze reguły Incoterms opublikowane w 2020 r. przez Międzynarodową Izbę Handlową obejmują siedem zasad dla każdego środka transportu - EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU i DDP - oraz cztery dla transportu morskiego. Każda wyjaśnia, kto odpowiada za licencje eksportowe, główny przewóz, ubezpieczenie i cła importowe oraz kiedy dokładnie ryzyko przechodzi ze sprzedawcy na kupującego (International Trade Administration, 2024).

Dlaczego Incoterms mają znaczenie w Europie

Europejskie przesyłki często przekraczają wiele granic w ramach jednolitego rynku. Choć między państwami UE nie ma ceł, Incoterms określają, kto organizuje transport, kto sporządza zgłoszenia tranzytowe przy przejeździe przez terytoria spoza UE i kto odpowiada za ubezpieczenie. Wybór EXW dla przesyłki z Polski do Niemiec przenosi załadunek, odprawę eksportową i ryzyko na kupującego - co bywa niepraktyczne, jeśli brakuje mu lokalnego doświadczenia (Atradius Collections, 2025).

Porównanie EXW i FCA

EXW (Ex Works) nakłada na sprzedawcę minimalne obowiązki: towar jest udostępniany w siedzibie sprzedawcy, a kupujący przejmuje od załadunku wszelkie koszty i odpowiedzialności. Kupujący dokonuje odprawy celnej eksportowej i musi przedstawić dowód eksportu dla celów VAT (Atradius Collections, 2025).

FCA (Free Carrier) wymaga, aby sprzedawca dostarczył towar do wskazanego miejsca - często terminalu spedytora - i dokonał odprawy eksportowej. Sprzedawca ponosi koszty i ryzyko do momentu przekazania ładunku, potem kupujący kontroluje główny przewóz. FCA jest praktyczniejsze w europejskim transporcie drogowym, ponieważ sprzedawca zarządza załadunkiem i dokumentacją eksportową, a kupujący organizuje główny przewóz (Atradius Collections, 2025).

Porównanie DAP i DDP

DAP (Delivered At Place) oznacza, że sprzedawca przewozi towar do wskazanego miejsca i ponosi koszty oraz ryzyko do chwili przybycia, z wyłączeniem ceł i podatków importowych. Kupujący odpowiada za odprawę importową i opłatę należnych ceł lub VAT (Atradius Collections, 2025).

DDP (Delivered Duty Paid) nakłada na sprzedawcę maksymalną odpowiedzialność: pokrywa on wszystkie koszty, ryzyko, cła i podatki importowe aż do dostawy do siedziby kupującego. Sprzedawcy muszą być zarejestrowani do VAT i cel w kraju importu oraz uwzględniać nieznane opłaty (Atradius Collections, 2025).

Wybór między EXW i FCA

• Stosuj EXW, gdy kupujący ma silną sieć logistyczną w kraju sprzedawcy i chce pełnej kontroli nad transportem, konsolidacją i procedurami eksportu.
• Stosuj FCA dla większości międzynarodowych przewozów drogowych, ponieważ sprzedawca zajmuje się odprawą eksportową i załadunkiem, ograniczając ryzyko opóźnień celnych, a kupujący zarządza głównym przewozem.

Wybór między DAP i DDP

• Stosuj DAP, gdy kupujący chce prowadzić odprawę importową, odzyskiwać VAT i kontrolować ostatni etap dostawy.
• Stosuj DDP przy dostawach do konsumentów lub gdy kupujący wymaga ceny z cłem zapłaconym, o ile sprzedawca ma rejestracje i partnerów do obsługi formalności importowych.

Inne warte rozważenia reguły

Choć EXW, FCA, DAP i DDP dominują w transporcie drogowym w Europie, inne reguły mogą lepiej pasować w zależności od ładunku i wymaganego poziomu kontroli.

• CPT (Carriage Paid To): sprzedawca opłaca fracht do miejsca przeznaczenia, ale ryzyko przechodzi na kupującego przy przekazaniu pierwszemu przewoźnikowi - przydatne dla przesyłek paczkowych i skonsolidowanych.
• CIP (Carriage and Insurance Paid To): podobnie jak CPT, lecz sprzedawca musi zapewnić ubezpieczenie spełniające wymagania kupującego.
• DPU (Delivered at Place Unloaded): sprzedawca dostarcza i rozładowuje towar w uzgodnionym miejscu, co może ułatwić przekazanie w europejskich centrach cross-dock.

Czynniki wyboru właściwej reguły

1. Kontrola nad logistyką: kupujący z rozwiniętymi sieciami mogą preferować EXW lub FCA, aby sterować trasowaniem i konsolidacją.
2. Kompetencje celne: doświadczeni sprzedawcy wybiorą FCA lub DAP, aby zapewnić prawidłową odprawę.
3. Tolerancja ryzyka: określ, która strona najlepiej zarządzi ubezpieczeniem, szkodami i opóźnieniami.
4. Konsekwencje podatkowe: zasady zwrotu VAT i należności różnią się; wybierz reguły zgodne ze strategią podatkową.
5. Charakter towaru: towary o dużej wartości lub delikatne mogą wymagać większej odpowiedzialności sprzedawcy i ubezpieczenia (np. CIP lub DDP).
6. Relacja kupujący-sprzedawca: długie partnerstwa sprzyjają regułom korzystnym dla sprzedawcy, nowe relacje - ochronie kupującego.

Wnioski: dopasuj reguły do strategii logistycznej

Dobór Incoterms dla europejskiego transportu drogowego polega na wyważeniu kontroli, kosztów i ryzyka. EXW daje kupującemu maksymalną odpowiedzialność, lecz FCA częściej pasuje do przesyłek transgranicznych, ponieważ sprzedawca prowadzi formalności eksportowe. DAP i DDP oferują rozwiązania dostawy - DAP pozostawia cła importowe po stronie kupującego, DDP dostarcza do drzwi na ryzyko sprzedawcy. Oceń zdolności logistyczne, kompetencje celne i cele biznesowe przed ustaleniem warunków i polegaj na zaufanym spedytorze w zakresie dokumentacji i realizacji.

Źródła