Правила та умови – LOGIFIE sp. z o.o.

1. Хто є адміністратором даних

Адміністратором ваших персональних даних є Logifie sp. z o.o. з місцезнаходженням у XXX Katowice, внесена до реєстру підприємців Національного судового реєстру (KRS): XXX, NIP: XXX, REGON: XXX (далі: «Компанія» або «Адміністратор»).

Контакт: contact@logifie.com, +48 xxxxxxxx

Контакт з питань персональних даних (GDPR): contact@logifie.com (може бути тим самим, що й контактний e-mail) або листом на адресу місцезнаходження з приміткою «GDPR».

2. Звідки ми отримуємо ваші дані

Ми можемо отримати ваші дані:

• безпосередньо від вас (наприклад, через форму, електронну пошту, телефон, договір, рекрутинг),
• від інших суб'єктів (наприклад, від нашого клієнта/контрагента, відправника/отримувача, субпідрядника) – зокрема, коли ви є контактною особою для виконання замовлень.

Обсяг інформаційного обов'язку залежить від того, чи ми зібрали дані безпосередньо від вас (ст. 13 GDPR), чи з іншого джерела (ст. 14 GDPR).

3. Які дані ми обробляємо

Залежно від випадку, ми можемо обробляти, серед іншого:

• ідентифікаційні та контактні дані (ім'я, прізвище, службовий e-mail/телефон),
• дані компанії (назва компанії, посада, адреса, NIP – якщо застосовно),
• зміст кореспонденції та комерційні/операційні домовленості,
• дані в транспортних та розрахункових документах (наприклад, CMR/POD, рахунки-фактури) в тій мірі, в якій вони містять персональні дані,
• якщо застосовно: дані, необхідні для безпеки та розрахунків (наприклад, дані доступу до платформи, ідентифікатори водіїв/субпідрядників, дані з систем track&trace щодо статусів та подій).

4. З якою метою і на якій підставі ми обробляємо дані

A. Контакт та запити цінових пропозицій (включаючи контактну форму)

Мета: обробка запитів, надісланих через контактну форму, e-mail або телефоном, підготовка пропозиції, контакт та ведення кореспонденції.

Підстава: ст. 6 п. 1 літ. b GDPR (дії до укладення договору) та/або ст. 6 п. 1 літ. f GDPR (законний інтерес Адміністратора – комунікація та ведення справ).

Обсяг даних: ім'я та прізвище (якщо надано), e-mail, номер телефону (якщо надано), компанія (якщо надано), зміст повідомлення та технічні дані, пов'язані з відправленням форми (наприклад, дата та час подання).

Період: протягом часу розгляду справи, а потім протягом періоду, необхідного для захисту претензій.

B. Укладення та виконання договорів/замовлень (транспорт/експедиція)

Мета: надання послуг, організація перевезення, оперативний контакт, розрахунки, розгляд рекламацій.

Підстава: ст. 6 п. 1 літ. b GDPR (договір) та ст. 6 п. 1 літ. c GDPR (юридичні зобов'язання) та/або ст. 6 п. 1 літ. f GDPR (законний інтерес – ефективна реалізація та безпека).

C. Бухгалтерія, податки та юридичні зобов'язання

Мета: виставлення та зберігання бухгалтерських документів/розрахунків, розгляд рекламацій відповідно до правил.

Підстава: ст. 6 п. 1 літ. c GDPR (юридичне зобов'язання).

D. Претензії та безпека

Мета: встановлення, задоволення або захист претензій, запобігання шахрайству, забезпечення інформаційної безпеки.

Підстава: ст. 6 п. 1 літ. f GDPR (законний інтерес).

E. B2B Маркетинг

Мета: прямий маркетинг послуг Компанії у ділових відносинах.

Підстава: ст. 6 п. 1 літ. f GDPR (законний інтерес) або ст. 6 п. 1 літ. a GDPR (згода), якщо це вимагається в даному каналі.

F. Рекрутинг

Мета: проведення рекрутингу та контакт з кандидатом.

Підстава: ст. 6 п. 1 літ. b GDPR (дії до укладення договору) та ст. 6 п. 1 літ. a GDPR (згода – якщо ви надаєте дані, що перевищують необхідні, або згода на майбутні рекрутинги).

5. Чи є надання даних обов'язковим

Надання даних є добровільним, але:

• без контактних даних ми не зможемо відповісти на запит,
• без даних, необхідних для договору/замовлення, ми не зможемо його укласти або виконати.

6. Кому ми можемо розкривати дані (отримувачі)

Дані можуть бути передані:

• постачальникам IT-послуг (хостинг, пошта, обслуговування веб-сайту, операційні/бухгалтерські/TMS системи),
• бухгалтерському бюро, банкам та платіжним операторам,
• страховикам, юридичним фірмам та консультантам (наприклад, у випадку збитків/претензій),
• субпідрядникам (наприклад, перевізникам), якщо це необхідно для виконання послуги,
• державним органам – коли це вимагається законом.

7. Передача даних за межі ЄЕЗ

Якщо ми використовуємо постачальників, обробка яких передбачає передачу даних за межі Європейської Економічної Зони, ми застосовуємо механізми, що відповідають GDPR, зокрема Стандартні договірні положення (SCC).

8. Як довго ми зберігаємо дані

Ми зберігаємо дані:

• протягом часу розгляду запиту та кореспонденції,
• протягом періоду виконання договору/замовлення та розрахунків,
• потім протягом періоду, визначеного правилами (наприклад, бухгалтерськими/податковими) та/або до закінчення терміну позовної давності,
• у випадку маркетингової згоди – до моменту її відкликання або ефективного заперечення (залежно від підстави).

9. Ваші права

Ви маєте право на: доступ до даних, виправлення, видалення, обмеження обробки, переносимість даних (де це застосовно), заперечення проти обробки на основі законного інтересу та відкликання згоди (якщо ми обробляємо на основі згоди).

Ви також маєте право подати скаргу до наглядового органу. У Польщі: Голова Управління захисту персональних даних (PUODO).

10. Автоматизоване прийняття рішень та профілювання

Компанія, як правило, не приймає щодо вас рішень виключно автоматизованим способом, які мали б правові наслідки або подібним чином суттєво впливали на вас.

Якщо це стосується маркетингових інструментів/файлів cookie: профілювання може відбуватися в рамках аналітичних/маркетингових інструментів – деталі описані в Політиці файлів cookie.

ЧАСТИНА II – ВЕБ-САЙТ, COOKIES, СОЦІАЛЬНІ МЕДІА

11. Дані відвідувачів сайту (логи, безпека)

Мета: забезпечення роботи сайту, безпека, технічна статистика, розвиток сервісу.

Підстава: ст. 6 п. 1 літ. f GDPR.

Обсяг: IP, дані браузера/пристрою, логи сервера.

12. Cookies та подібні технології

Веб-сайт може використовувати файли cookie та подібні технології:

• необхідні для роботи,
• аналітичні/статистичні,
• маркетингові (якщо впроваджено і ви дали згоду).

Деталі опубліковані в Політиці файлів cookie Logifie: cookies.

13. Соціальні Медіа

Logifie sp. z o.o. веде профілі в соціальних медіа. У зв'язку з їх веденням ми можемо обробляти дані користувачів, які взаємодіють з нашими профілями (наприклад, через коментарі, реакції, приватні повідомлення) з метою:

• комунікації та обробки запитів,
• ведення профілю та інформування про діяльність і послуги Компанії.

Постачальники соціальних платформ є окремими адміністраторами даних (і в певних межах можуть діяти як спільні адміністратори, наприклад, у зв'язку зі статистикою сторінки). Детальну інформацію про обробку даних можна знайти в політиках конфіденційності цих платформ.

ЧАСТИНА III – ДАНІ В ТРАНСПОРТНІЙ ТА ЕКСПЕДИЦІЙНІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

14. Контактні особи у клієнтів/контрагентів

Мета: поточна комунікація, виконання договору, оперативні домовленості, розрахунки, розгляд рекламацій.

Підстава: ст. 6 п. 1 літ. b і f GDPR.

15. Особи, зазначені в транспортних документах (наприклад, завантаження/розвантаження)

Мета: організація та реалізація перевезення, підтвердження отримання/доставки, оперативний контакт.

Підстава: ст. 6 п. 1 літ. b і f GDPR.

16. Субпідрядники та водії (якщо застосовно)

Мета: організація співпраці, перевірка повноважень, необхідних для виконання послуг, розрахунки, безпека.

Підстава: ст. 6 п. 1 літ. b, c та/або f GDPR (залежно від ситуації).

17. Безпека даних

Ми застосовуємо адекватні технічні та організаційні заходи (зокрема контроль доступу, дозволи, резервне копіювання, оновлення, перевірка постачальників), щоб захистити дані від втрати, несанкціонованого доступу та порушень.

18. Зміни Політики

Ми можемо оновлювати Правила у випадку змін процесів, інструментів або правил. Поточна версія публікується на веб-сайті.

19. Контакт

З питань захисту персональних даних, будь ласка, звертайтеся: contact@logifie.com.